Kassasystem Restaurang

Kassasystem restaurang? Här är din kompletta guide

Här hittar du information om Kassasystem för Restaurang. All information är relevant för andra typer av restaurangverksamheter så som Café, Nattklubb, Bar, Pub och Hotell samt andra verksamheter inom Hospitality och HoReCa branschen.

Denna hemsida har som ambition att reda ut frågetecken och hjälpa dig att förstå och inspireras hur ett kassasystem kan hjälpa din restaurang. Hemsidan är uppdelad i fyra sektioner, på startsidan hittar du grundläggande information om kassasystem för restaurang. För vidare djupdykning så rekommenderar vi våra nedladdningsbara (kostnadsfria) restaurangguider samt vår blogg där vi delar med oss utav tips inför ditt köp av kassasystem. Vi har även lagt till en sida om kortterminaler, kolla in den!

Nu kör vi igång. Vi har byggt upp den likt en FAQ / ”Frågor och Svar”.

Innehållsförteckning


Vad är ett kassasystem?

Den allmänna uppfattningen är att ett kassasystem är en mer avancerad lösning baserad på en mjukvara. Detta är i jämförelse med ett kassaregister som är mer av en maskin med fysiska knappar och begränsad funktionalitet.

Ett kassasystem består av en mjukvara (datorprogram/app) som installeras på en dator med touchskärm, kallas ofta kassadator. Kassasystemet kan i vissa fall installeras på en surfplatta och definieras då som ett mobilt kassasystem. Kassasystem kan också benämnas som restaurangsystem av vissa krögare.

Till själva kassadatorn kopplas kompletterande hårdvara för bli ett komplett system, detta brukar oftast vara:

  • Kvittoskrivare
  • Kassalåda
  • Kontrollbox, lagkrav från Skatteverket
  • Handscanner, vid behov av att kunna scanna streckkoder
  • Kortterminal, för betalningar med betalkort

Ovan hårdvara i kombination med kassadatorn och mjukvaran är vad som definieras som ett kassasystem. Många kassasystem kan se likadana ut, men det som främst avgör är vilken mjukvara som är installerad, den sköter all funktionalitet.

Olika typer av kassasystem och deras utseende

I takt med att tekniken blivit modernare så har flera olika typer av kassasystem utvecklats. Idag finns mobila kassor, expresskassor och köksskärmar. Nedan följer en beskrivning av dessa samt bilder som illustrerar de olika typerna.

Vanligt kassasystem, kassaregister, kassaapparat, POS

Kassasystem enligt tidigare beskrivning. Det kan också benämnas som POS som är en förkortning av det engelska namnet Point-of-Sale. Kassasystem för restaurang är generellt anpassat för hårda miljöer och de klarar av stänk av väta samt visst yttre våld.

Kassasystemet är den centrala punkten som andra enheter ansluter till. Här finns alla artiklar, personal och all försäljningsdata.

Kassasystem för restaurang på en driftsäker kassadator

Mobil kassa, mPOS, Tablet

Genom att installera mjukvaran på en surfplatta så blir helt plötsligt systemet mobilt. Det kan också vara en mjukvara utformat som en app och således körs det enbart på surfplattor med Android/iPad(iOS). Denna typ av lösning har många namn så som Mobil kassa, mPOS, ePOS, Tablet med flera, men lösningen är den samma – kassans mjukvara på en bärbar enhet. Läs gärna vår bloggartikel där vi djupdyker i kassasystem för iPad.

Mobilt kassasystem för restaurang

Expresskassa, Självbetjäningskassa

Vissa leverantörer, så som Ancon, har vidareutvecklat kassasystemets mjukvara så att den kan anpassas till att agera självbetjäningskassa med snygg grafik och guidande gränssnitt som låter gästen beställa maten själv. Själva mjukvaran installeras i regel på en annan hårdvara med större skärm och inbyggd kvittoskrivare, men grunden är det samma: en mjukvara som installeras på en dator med touchskärm.

Expresskassa med kortterminal och mjukvara för självbetjäning

Köksskärmar, Bongskärm, KDS

Köksskärmar, eller KDS som det också benämns efter sitt engelska namn ”Kitchen Display System” är även det en mjukvara som installeras på datorer med touchskärm. Köksskärmarna används för att ta emot beställningar från kassasystemet, kökspersonalen kan således se vad som ska göras och uppdatera statusen på beställningen.

Köksskärmar kopplat till kassasystemet i restaurangen

Bongsystem vs Kassasystem

Något som ofta benämns förutom kassaregister och kassasystem är bongsystem. Då krögaren är intensivt engagerad i sin restaurang så är mycket centraliserat av just bongen. Bongen är den papperslapp som lämnas in till köket från servisen för tillagning, således är den central för restaurangen. För det handlar ju om just det, ta upp en beställning från gästen, tillaga den och leverera, samt givetvis ta betalt.

Bongen kan antingen vara en handskriven lapp från servisen eller skickat från kassan till bongskrivaren i köket. Eller, nu under 2020 – till en köksskärm som vi beskrivit i kapitlet ovan.

Så, när en krögare pratar om att ”köpa ett nytt bongsystem” så syftas det helt enkelt på att köpa ett nytt kassasystem.


Skillnader mellan olika kassasystem och leverantörer

Det finns många olika leverantörer/tillverkare av kassasystem på den Svenska marknaden. Den största skillnaden som kan vara bra att känna till är systemutvecklingsbolag vs säljbolag.

Mjukvarubolag som utvecklar kassasystem till restaurang

Med mjukvarubolag menar vi kassasystemsleverantörer som utvecklar sin egen mjukvara. Denna mjukvara installeras sedan på hårdvara som företaget köper in och resultatet blir ett komplett kassasystem. Exempel på företag som gör detta är till exempel Ancon som utvecklat mjukvara till restaurangbranschen i Sverige sedan 1998.

Försäljningsbolag som säljer kassasystem till restaurang

Vissa leverantörer är rena försäljningsbolag av andras mjukvara. Det betyder att dom köper en licens av en mjukvara från ett mjukvarubolag (ovan beskrivet), installerar mjukvaran på en kassadator och sedan säljer denna till dig som krögare.


Vad ska man tänka på vid inköp av ett kassasystem?

Ett kassasystem för restaurang innehåller oftast ofantligt många funktioner och det kan kännas som en djungel att välja bland dem.

Tänk på att ett kassasystem ska hjälpa dig att ta ordrar och betalt i restaurangen men också hjälpa dig effektivisera din administration

Nedan listar vi ett par punkter som vi tycker du ska tänka på vid inköp av ditt nästa kassa:

Hur kan kassasystemet hjälpa din verksamhet?

Kassasystemet är en central del av din operativa drift på restaurangen så väl som administrationen av personal, löner, fakturering och bokföring. Analysera vilka funktioner du behöver för driften av restaurangen samt hur systemet kan effektivisera och automatisera tråkig administration.

Kan leverantören tillhandahålla servicen du behöver?

Tänk på att din leverantör måste erbjuda den form av service och support som din verksamhet behöver, det är inte bara en apparat som står på kassadisken. Fem minuter driftstopp klockan 23:50 på en nattklubb är förödande, säkerställ att din leverantör tillgänglig när du behöver det. Hur många supporttekniker har dem och när håller de öppet?

Hur uppdateras kassasystemet?

Kassasystemet drivs av mjukvara och utvecklingen går fort. Säkerställ att du väljer en leverantör som kontinuerligt utvecklar nya funktioner som hjälper dig. Har de tillräckligt stor utvecklingsavdelning och framtidstro?

Vilket kassasystem är bra?

Det finns många system på marknaden. Vi vill uppmärksamma att vissa aktörer som levererar kassasystem till både Hospitality samt Retail tenderar att inte räcka till, det vill säga, det är svårt att bygga ett system som är riktigt bra till både butik- och restaurangverksamhet.

Välj en aktör som bara arbetar med kassasystem till restaurang, dom kommer förstå din verksamhet bäst.

Är ett mobilt kassasystem bra?

Mobila kassasystem växer i rekordfart och erbjudandena till dig som kund är ofta mycket attraktiva med lägre priser och kortare avtalstider. Två tillkortakommande som de mobila systemen ofta har är brist på funktionalitet samt bristande driftsäkerhet. Det förstnämnda syns ofta när krögaren börjar använda systemet och märker att de renodlade mobila systemen saknar många av de restaurangfunktioner man önskar av ett kassasystem. Det sistnämnda märks av att hårdvaran, det vill säga surfplattan, lättare går sönder.

Vår rekommendation är att använda ett ”vanligt” kassasystem som central punkt med all sin funktionalitet och komplettera med mobila kassasystem för att täcka upp behoven av mobila punkter så som bongning från gästens bord med mera. Läs gärna vårt blogginlägg om mobila kassasystem.

Måste ett kassasystem vara godkänt av Skatteverket?

Ja. Du som restaurangägare är ansvarig för att ha ett certifierat system av Skatteverket. Säkerställ att din leverantör har tillverkardeklarerat sitt kassasystem. Läs vår guide över hur man registrerar på Skatteverket här.


Hur mycket kostar ett kassasystem till restaurang?

Då det finns många olika typer av leverantörer och kassasystem så är det svårt att göra en direkt jämförelse. Därtill så har de flesta leverantörerna av kassasystem inte sina priser tillgängliga via webben. Men vi ska göra ett försök här.

Anledningen är enkel. Att jämföra ett system och leverantör är lite som att jämföra ett äpple med ett päron. Varför? Funktionaliteten är så vitt skild mellan kassasystemen och serviceåtagandena likaså.

Att jämföra en leverantör med ett komplett kassasystem med all restaurangfunktionalitet och dygnet runt öppen support med en leverantör av en begränsad ”Appkassa” med support endast under vardagar vore inte rättvist.

Om vi fokuserar på kompletta kassasystem med all grundläggande funktionalitet i mjukvaran och hårdvara så som kassadator, kvittoskrivare, kontrollbox, kassalåda och dygnet runt support via telefon så brukar ett sådant paket ligga på cirka 1000kr-1400kr/månad. Priset justeras lite baserat på vilken hårdvara som ska ingå samt vilka moduler av mjukvaran som ska ingå. Avtalen tecknas i regel på 48 månader via ett finansavtal, ofta genom Wasa Kredit eller SG Finans.


Hur installerar man ett kassasystem?

Installation av ett kassasystem är ganska enkelt och det kan utan problem genomföras via distans tillsammans med sin leverantör. Samtliga enheter så som kassadator, kvittoskrivare och kortterminal kopplas in med strömkabel samt var sin nätverksanslutning. Därefter kan leverantören koppla upp sig via Internet för att konfigurera upp kassasystemet och dess kringutrustning.

Den viktigaste delen i installationen är utbildningen i systemet, även denna kan utföras via distans genom skärmdelningstjänster som t.ex Google Meet.

Utbildning av kassasystemet

Oavsett hur ert system installeras eller hur ni erhåller utbildning så är vår största rekommendation att ni fokuserar på utbildningen. Se till att er personal engagerar sig i utbildningen och att er leverantör bistår med en god kvalité i utbildningen.

De flesta leverantörerna på marknaden erbjuder både installation och utbildning på plats i er restaurang så väl som via distans.


När behöver man support av kassasystemet?

Kassasystemet sköter all er ordertagning, kommunikation med köket, betalslagning och det är ett lagkrav för er att ha ett certifierat kassasystem. Därför är kassasystemet oerhört viktigt för er verksamhet, samtidigt är det en högteknologisk produkt baserad på mjukvara och hårdvara. Vi skulle ljuga om vi säger att systemet fungerar dygnet runt, året runt fem år i rad.

Fem minuter driftstörning i din restaurang kan kosta mycket pengar i förlorade intäkter och bad-will hos din gäst.

Problem kan inträffa och när de gör det så måste ni få snabb och bra hjälp. Säkerställ att din tilltänkta leverantör håller en bra service och support när du som mest behöver dem.


Några slutord

Vi hoppas att denna sida hjälper dig i din inköpsresa. Om du saknar någon information eller önskar en kostnadsfri rådgivning så är du mer än välkommen att meddela oss. Du hittar våra kontaktuppgifter här eller så kan du beställa en kostnadsfri offert här.

Och du… Lycka till! 🙂